4.2 Conclusies

Onderzoeksvraag 1: In hoeverre heeft de gemeente een uitgewerkt beleidskader voor bijdragen aan sportaccommodaties?
Blaricum beschikt niet over een gemeentelijk beleidskader voor bijdragen aan sportaccommodaties. Omdat een actueel meerjarenonderhoudsplan ontbreekt, is er geen duidelijk inzicht in (de noodzaak van) aanstaande vervanging van gemeentelijke sportfaciliteiten. In het geval van BVV’31 was wel sprake van afspraken met BVV’31 over klein en groot onderhoud en vervanging van sportfaciliteiten en – accommodaties. Deze afspraken zijn vastgelegd in de overeenkomsten van juli en november 2013.

Onderzoeksvraag 2: In hoeverre is er in deze casus sprake van een subsidie volgens de definitie in de Algemene wet bestuursrecht?
Volgens de criteria van de Awb is in deze casus sprake van een subsidie, waardoor verondersteld mag worden dat de gemeente zou handelen conform wet- en regelgeving en conform de gemeentelijke subsidieverordening en subsidieregelingen. Dit is echter niet gebeurd. Er is geen formele subsidieaanvraag ingediend en er zijn geen beschikkingen opgesteld. Bovendien zijn de subsidieverlening en -vaststelling gecombineerd en heeft er heeft geen controle van activiteiten plaatsgevonden. De gemeente heeft daarmee niet conform haar Algemene Subsidie Verordening gehandeld.

Onderzoeksvraag 3: In hoeverre valt de casus onder het gemeentelijk inkoopbeleid?
De op gemeentelijke grond aangelegde kunstgrasvelden zijn door natrekking gemeentelijk eigendom geworden, waardoor het gemeentelijk inkoopbeleid van toepassing was. De gemeente Blaricum had dus zelf via een meervoudig onderhandse aanbesteding een geschikte leverancier moeten kiezen. Dit heeft de gemeente niet gedaan. Er is van het gemeentelijk inkoopbeleid afgeweken, zonder daarin een expliciete afweging te maken. De raad is hierover niet geïnformeerd, waardoor deze zijn controlerende taak niet heeft kunnen uitoefenen.

Onderzoeksvraag 4: Op welk moment en op welke wijze heeft BVV’31 de gemeente geïnformeerd over de noodzaak van de vervanging van de kunstgrasvelden?
De beelden over wanneer de gemeente voor het eerst op de hoogte was van de noodzaak tot vervanging van het kunstgrasveld lopen uiteen. Daarom kan de rekenkamer geen oordeel vellen over de tijdigheid van de informatieverstrekking door BVV’31. Wel kan worden vastgesteld dat BVV’31 de gemeente geen inhoudelijk, financieel en juridisch onderbouwd conceptplan heeft voorgelegd.
Door te starten met de werkzaamheden voordat de gemeenteraad had kunnen besluiten, heeft BVV’31 de gemeente bovendien voor een voldongen feit gesteld: het gemeentelijk kunstgrasveld en natuurveld zijn door BVV’31 zonder expliciete toestemming van de gemeente vernietigd en vervangen door twee kunstgrasvelden.

Onderzoeksvraag 5: Hoe is het besluitvormingsproces bij de gemeente voor de aanleg van de kunstgras voetbalvelden van BVV’31 feitelijk verlopen?
Gelet op de omvang van de problematiek en op het hierboven samengevatte feitelijke verloop van het besluitvormingsproces, concludeert de rekenkamer dat er geen sprake is geweest van een regulier besluitvormingsproces, wat gegeven de situatie wel verwacht had mogen worden. Het gebruik van een motie VADO in plaats van een gedegen onderbouwd raadsvoorstel en het nemen van een besluit nadat de betreffende werkzaamheden al hebben plaatsgevonden, kan niet worden beschouwd als regulier besluitvormingsproces.

Onderzoeksvraag 6: Hoe heeft het college gehandeld in het besluitvormingsproces?
Het college heeft samen met de coalitie de motie VADO voorbereid en daarbij nagelaten om de raad te waarschuwen dat een dergelijke motie een onderzoek naar alternatieven zou beperken. Ook is het college niet open geweest naar de raad over mogelijke juridische consequenties van de voorgestelde constructie. Bovendien heeft het college nagelaten te inventariseren wat de mogelijke risico’s, alternatieven en andere belanghebbenden bij deze constructie zijn. Dit leidt tot de conclusies dat het college geen invulling heeft gegeven aan de actieve informatieplicht.

Onderzoeksvraag 7: Hoe heeft de raad gehandeld in het besluitvormingsproces?
De raad heeft invulling gegeven aan zijn kaderstellende rol door met de motie VADO specifieke kaders aan het college mee te geven en zijn controlerende rol ingevuld met de informatie die hij van het college vanwege de casus heeft gekregen. De rekenkamer is echter kritisch over het gebruik van een motie VADO op deze wijze, omdat de motie in feite de weg versperde om alternatieven te onderzoeken en risico’s in kaart te brengen, voordat de raad een definitief raadsbesluit zou nemen.

Onderzoeksvraag 8: In hoeverre hebben college en raad in dit besluitvormingstraject conform het accomodatiebeleid of de onderhouds- en vervangingsafspraken gehandeld?
De gemeente heeft geen accomodatiebeleid en de gemeente heeft daar dan ook niet naar kunnen handelen. Hoewel in 2013 wel onderhouds- en vervangingsafspraken tussen gemeente en BVV’31 zijn gemaakt, leidde de ‘packagedeal’ tussen het college en BVV’31 tot gewijzigde afspraken, het resultaat waarvan (de subsidie) uiteindelijk door de gemeenteraad is bekrachtigd.

Onderzoeksvraag 9: In hoeverre hebben college en raad in dit besluitvormingstraject gehandeld conform de wettelijke en gemeentelijke richtlijnen rondom geheimhouding?
College, raad en griffie bleken niet op de hoogte van de wettelijke bepaling dat een door het college opgelegde geheimhouding alleen in stand blijft als deze door de gemeenteraad in zijn eerstvolgende vergadering wordt bekrachtigd. Als gevolg daarvan hebben college en raad niet conform de Gemeentewet en de gemeentelijke regels inzake geheimhouding gehandeld.

Onderzoeksvraag 10: Wat is de reëel te verwachten technische levensduur van een kunstgrasveld en in hoeverre sluiten de afspraken tussen BVV’31 en de gemeente op deze levensduur aan?
De gemeente beschikt niet over documentatie waaruit blijkt dat de veronderstelde technische levensduur van de kunstgrasvelden van 15 jaar is. Deze levensduur blijkt ook niet uit de gebruiksgarantie van en het onderhoudscontract met de leverancier.

De centrale conclusie van de rekenkamer naar aanleiding van de hoofdvragen luidt als volgt:

De bevindingen van het onderzoek laten zien dat het besluitvormingsproces in deze casus niet met de vereiste zorgvuldigheid is verlopen. Aangejaagd door de gevoelde urgentie en de verleiding van een snelle oplossing – op aangeven van BVV’31 en door het college van B en W zonder adequaat eigen onderzoek overgenomen – heeft de gemeenteraad zelf via een motie VADO kaders gesteld voor de uitwerking van deze oplossing. Dit deed de raad ondanks dat een gedegen beleidsvoorbereiding ontbrak en zonder op de hoogte te zijn van de risico’s en consequenties van het beoogde traject. Het college had de raad door volledige informatie en een onderbouwd raadsvoorstel tijdig in de positie moeten brengen om zijn kaderstellende taak op verantwoorde wijze in te vullen. Daarnaast is in het besluitvormingsproces een aantal wettelijke en eigen gemeentelijke kaders op het gebied van subsidies, inkoop (en mogelijk aanbesteding), toezicht en geheimhouding niet of niet correct toegepast. Tot slot concludeert de rekenkamer dat de raad haar controlerende taak niet optimaal heeft kunnen uitoefenen vanwege de onvolledige informatie vanuit het college.

RKC-Rapport-kunstgrasvelden-BVV31.pdf